El presente documento consagra las políticas de tratamiento de los datos personales de personas naturales de la Sociedad OFICARIBE S.A.S, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y sus decretos reglamentarios.
La Ley 1581 de 2012 establece que el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, sexo, estado civil, domicilio, teléfono, dirección de correo electrónico, entre otros.
1. DEFINICIONES
La Ley 1266 de 2008, define de la siguiente manera los datos de carácter personal:
a. Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.
b. Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.
c. Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.
La Ley 1581 de 2012, establece las siguientes categorías de datos personales:
a. Datos sensibles: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”. Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: “Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.
2. PARTES
a. Persona Jurídica Responsable
La persona jurídica responsable de sus datos personales es:
OFICARIBE S.A.S., con domicilio principal en la Ciudad de Barranquilla (Atlántico), NIT: 802.008.641-7; dirección: Calle 79 No. 73-526 Barranquilla (Atlántico), correo electrónico: servicioalcliente@oficaribe.com; teléfono 387 28 00 de Barranquilla
b. Titular
Son los clientes, proveedores, empleados, contratistas, etc. de OFICARIBE SAS a quienes pertenecen los datos personales depositados en sus bases de datos.
Podrán ejercer los derechos y obligaciones del Titular, las siguientes personas, previa la acreditación de su calidad de tal:
3. DATOS PERSONALES
La información objeto de tratamiento de privacidad por parte de OFICARIBE S.A.S, será la relacionada con los “DATOS PERSONALES” y la suministrará el titular, cuando acceda a bienes y/o servicios, tales como: nombre, apellidos, identificación, edad, sexo, teléfono, correo electrónico, dirección, país, ciudad y demás datos necesarios que le sean solicitados en el proceso de registro, los cuales en ningún caso serán de los clasificados como datos de carácter sensible en los términos de la Ley.
La información requerida y usada por OFICARIBE S.A.S. no recae ni esta dirigida a niños, niñas y adolescentes.
4. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN POR PARTE DE OFICARIBE S.A.S.
Cuando el titular autorice el tratamiento por parte de OFICARIBE S.A.S. de sus datos personales, ésta se compromete a su correcto uso y tratamiento, evitando el acceso no autorizado de terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en las bases de datos de OFICARIBE.
5. RECEPCIÓN Y USO DE LA INFORMACIÓN
OFICARIBE S.A.S. destinará los datos personales dados por el titular al ejercicio de la relación comercial; así mismo, los podrá usar para:
6. CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN DE INFORMACIÓN DEL TITULAR
A OFICARIBE S.A.S. en cualquier momento los clientes y/o usuarios podrán solicitarle, como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique; asimismo podrá incluir nuevos datos, suprimirlos o excluirlos de la base de datos salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación del servicio al cual se encuentra registrado y/o inscrito el cliente y quiera permanecer en él, de lo contrario, se desvinculará y/o inactivará totalmente del mismo. Sólo se mantendrá la información de los registros históricos y contables que exigen las entidades de control como la DIAN, Secretarias de Hacienda, Superintendencias, DANE, entre otros.
7. AUTORIZACIÓN
Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen), en aquellos en que se requiera contar con la autorización previa del titular, se solicitará a más tardar al momento de la captura de la información.
La autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
8. DERECHOS DE LOS CLIENTES Y/O USUARIOS (LEY 1581 DE 2012, ARTÍCULO
Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
9. REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN
OFICARIBE S.A.S. podrá revelar los datos personales del Titular a sus filiales y subsidiarias y a terceros que realicen funciones en su nombre, tales como: cumplimiento de pedidos, servicio al cliente, envío de correos electrónicos y correspondencia, procesamiento de pagos con tarjeta de crédito, contratación de servidores ubicados dentro o fuera del País (Colombia), centrales de riesgo; u otras funciones inherentes a su actividad comercial; quienes en todo caso estarán obligados por los mismos patrones de confidencialidad consagrados en la Ley y en la presente política.
Las obligaciones sobre cuidado o manejo de la información en cabeza de OFICARIBE S.A.S. a que se refiere esta política no aplicarán cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial o se trate de datos de naturaleza pública y, en los demás casos exceptuados por la Ley.
10. VIGENCIA DE LA UTORIZACIÓN DE TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES
La Autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con la Ley y la presente política, estará vigente a partir del momento de la suscripción de esta y durante el tiempo en que OFICARIBE S.A.S. ejerza las actividades propias de su objeto social.
11. DEPENDENCIA ENCARGADA PARA QUE CADA TITULAR, EJERZA SUS DERECHOS
Dependencia encargada: Oficina de Atención al Cliente
El titular puede ejercer sus derechos por los siguientes medios:
Domicilio: Barranquilla (Atlántico)
Dirección: Calle 79 No. 73-526
Correo electrónico: servicioalciente@oficaribe.com
Línea única de atención al cliente (57 5) 387 28 00
12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE HABEAS DATA
En cumplimiento de las normas sobre protección de Datos Personales, OFICARIBE S.A.S., presenta a continuación el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
Para la radicación y atención de la solicitud, requerimos sea suministrada la siguiente información:
El término máximo previsto por la Ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, OFICARIBE S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamentan o complementan, el Titular al que deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y/o revocación, podrá poner su caso en conocimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio-Delegatura para la Protección de Datos Personales.
13. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
OFICARIBE S.A.S. se reserva el derecho de modificar en cualquier momento y de manera unilateral, su política de privacidad y de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado, además, se conservarán las versiones anteriores de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales.
El uso continuo de los servicios o la no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de la nueva política de privacidad constituye la aceptación de la misma; sin embargo, en caso que la nueva política modifiqué la finalidad del tratamiento de los datos personales, el Titular deberá otorgar autorización expresa.
14. VIGENCIA
Las presentes directrices de tratamiento de datos personales rigen desde el octubre de 2018.
Para mayor información relacionada con las disposiciones legales de protección de datos, y aquellas relacionadas con los procedimientos de reclamo respecto de las mismas, sugerimos visitar la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).
OFICARIBE se reserva el derecho a modificar la Política en cualquier momento y sin previo aviso. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a terceros desde su publicación en el medio correspondiente o desde la fecha en que se comunique eficientemente al titular. En consecuencia, se recomienda al titular del tratamiento visitar y consultar frecuentemente la página web de OFICARIBE, www.oficaribe.com con el fin de conocer estos cambios.